구글 드라이브로 팀원간에 파일 공유를 쉽게하자.

구글 드라이브로 팀원간에 파일 공유를 쉽게하자.

지난 ‘구글 캘린더로 팀원간에 일정 공유를 쉽게하자.’의 글의 연이여 파일 또한 팀원간 또는 직원들간에 공유를 쉽게 할 수 있는 방법을 제시한다. 파일 또한 캘린더와 마찬가지로 구글 서비스를 활용하여 별도의 비용 없이 무료로 활용할 수 있다. 물론 파일 크기가 큰 파일을 많이 공유하기 원한다면 비용이 발생할 수 있지만 기업에서 공유되는 파일 대부분이 문서류와 이미지가 많기 때문에 이를 기준으로 하여 무료라고 하겠다.

캘린더 공유를 위해 구글 계정을 만들었거나 또는 이미 구글 서비스를 활용하고 있다면 별도의 계정을 만들 필요가 없겠지만 만일 아직 구글 계정이 없다면 계정을 새로 만들어야 한다. 계정 만드는 것은 간단하기에 파일 공유를 해야 하는 팀원이나 직원들은 모두 만들어야 한다. 계정 만드는 것은 구글(google.co.kr)에 들어가서 만들면 된다.

구글 드라이브는 기본 15Gb를 제공한다. 이 용량은 구글 계정만 만들면 기본으로 제공하는 용량이다. 따라서 왠만한 문서류나 사진은 충분히 운용할 수 있는 용량이 된다.

우선 팀원 중 한 사람의 구글 드라이브를 공유용으로 활용해야 한다. 물론 팀원들의 구글 드라이브 모두를 공유용으로 활용할 수 도 있지만 향후 어떤 문서나 이미지 파일이 누구의 구글 드라이브에 있는지 찾아야 하는 번거러움이 있기 때문에 가급적 한 사람의 구글 드라이브를 선택하여 공유용으로 활용하는 것이 좋다. 이럴 때 대부분 팀장의 구글 드라이브를 공유용으로 활용하는 경우가 많다.

자 그럼 구글 드라이브를 사용하여 파일 공유를 해보자.

먼저 구글(www.google.co.kr)에 접속하자. 구글에 접속한 뒤 로그인 하고나면 오른쪽 상단에 조그마한 사각형이 9개로 구성되어 있는 아이콘이 있다. 이 아이콘을 클릭하면 대표적인 구글 서비스들이 나온다. 여기서 구글 드라이브를 클릭해라.

그림. 구글 서비스에서 구글 드라이브 선택

구글 드라이브를 클릭하면 바로 구글 드라이브 서비스로 들어가게 된다.

화면 왼쪽에 메뉴에서 ‘내 드라이브’는 자신만 활용하는 파일들이 있는 곳이다. 따라서 공유하지 않고 개인적으로 쓰는 파일은 여기에 두고 쓰면 된다.

‘공유 문서함’은 자신이 공유한 파일들이 아닌 다른 사람이 공유한 파일이나 문서들을 보거나 다운로드 받을 수 있는 곳이다.

그림. 구글 드라이브

그럼 내 드라이브에서 파일 공유를 하기 위해 우선 ‘내 드라이브’에 별도의 폴더를 만든다. (예를 들어 ‘파일공유’ 등) 폴더를 만드는 방법은 왼쪽 메뉴 상단에 ‘만들기’를 클릭하면 폴더 및 문서들을 만들 수 있는 아이콘들이 나오는데 여기서 ‘폴더’를 클릭한다. 그 다음 나오는 화면에서 폴더 이름을 입력한 뒤 ‘만들기’ 버튼을 클릭하면 입력한 폴더 이름으로 새로운 폴더가 만들어 진다.

그림. 만들기 클릭 화면

그림. 폴더 이름 입력

그림. 새로 만들어진 폴더

파일 공유를 위한 새 폴더를 만들었으니 이 폴더를 공유할 차례다. 

공유할 폴더 앞 체크박스에 클릭하여 선택한 다음 상단에 보면 사람모양에 ‘더하기(+)’모양으로 되어 있는 아이콘을 클릭하거나 또는 공유할 폴더에 마우스 커셔를 놓고 마우스 우클릭을 하면 화면과 같은 메뉴가 나오는데 이 중에 사람모양에 ‘더하기(+)’모양의 아이콘을 클릭해도 된다.

그림. 파일 공유 메뉴

공유 아이콘을 클릭하면 공유 대상을 입력하는 창이 나온다. 여기서 두가지를 선택 할 수 있는데 먼저 상단에 기다란 인터넷 주소가 보일 것이다. 이 주소를 카피하여 팀원들이 별도로 사용하는 게시판이나 그룹 등이 있다면 거기에 공유해 놓으면 팀원이 이 주소를 클릭하여 파일공유 폴더에 들어와 공유를 할 수 있다. 단 권한을 변경하여 ‘링크가 있는 모든 사용자에게 공개’로 설정을 해야 한다. 이러한 방식은 팀원들만 사용하는 그룹이나 게시판이 있을시에 좋지만 다른 사람들까지 있는 곳에는 올리면 안될 것이다. 팀원 뿐만 아니라 다른 사람들도 파일 공유 폴더에 들어와 자료를 다운로드 할 수 있기 때문이다. 따라서 개인적으로는 비추천 하는 바다.

따라서 파일 공유를 할 대상 즉 팀원의 이메일을 입력하고 권한을 ‘수정하기’로 한 다음 ‘보내기’ 버튼을 클릭하면 팀원에게 공유된었다는 메일이 발송되면서 동시에 파일공유 폴더를 사용할 수 있게 된다. 

그림. 파일 공유 폴더 권한 및 초대

팀원의 경우 자신의 구글 계정으로 로그인 한 뒤 구글 드라이브에 들어가 왼쪽 메뉴에서 ‘공유 문서함’을 클릭하면 ‘파일공유’ 폴더가 보이게 된다. 여기에 공유할 문서나 사진 또는 파일 등을 업로드 하거나 다운로드 하면 된다.