구글 캘린더로 팀원간에 일정 공유를 쉽게 하자

구글 캘린더로 팀원간에 일정 공유를 쉽게 하자

하나의 팀 또는 별도의 조직으로 일을 하다보면 팀원 간의 일정을 서로 공유해야 할 경우가 많다. 이럴경우 자신 또는 공통의 일정을 어떻게 서로 공유 하고 있는가? 

대부분 이메일 또는 문자나 각종 메세지 등을 사용하여 공유할 일정을 알려주면 각자 자신들이 활용하고 있는 일정 어플이나 다이어리 등에 메모해 두는 방식일 것이다. 

이러한 경우 공유한 일정에 자신이 필요한 부분만 옮겨 놓는 경우가 대부분일 것이고 또 메세지를 받았을 때 바로 메모해 두지 않았을 경우 일정을 잊는 경우도 많아지게 된다.

공유 할 일정이 있을 때 마다 매번 메일이나 메세지로 보내는 것도 번거로운 일이 될 수 있기 때문에 일정 공유를 소홀이 하게되는 이유가 되기도 한다. 

규모가 있는 기업의 경우 ‘ERP(Enterprise Resource Planning : 전사적 자원관리)를 두어 직원간에 일정 뿐만 아니라 다양한 정보를 공유한다. 하지만 ERP를 도입하는 데에는 상당한 도입비와 유지비가 들어가기 때문에 작은 기업에서 도입하기란 쉽지 않다. 따라서 기존에 서비스 하고 있는 것들을 응용하여 활용하면 많은 부분을 무료로도 가능하게 된다. 물론 원하는 기능들을 쓸 수는 없겠지만 어떻게 응용하느냐에 따라 어느정도의 목적은 이룰 수 있다.

이미 기존 서비스를 활용하여 팀 또는 소규모 기업에서 일정공유의 목적으로 가장 많이 활용하는 곳들이 있다. 이 곳에서 많이 활용하는 서비스로 ‘구글(Google)’에서 제공하고 있는 ‘캘린더(Calendar)’를 활용하고 있다.

구글 캘린더는 구글에 이메일 계정만 만들면 바로 사용할 수 있다. 구글 캘린더를 활요하여 일정을 서로 공유하고자 한다면 팀원 모두가 구글 계정을 만들어야 한다. 구글 계정을 만드는 등록절차는 간단할 뿐만 아니라 무료로 서비스 하고 있기 때문에 별도의 비용이 들지 않는다.

구글 계정을 만든 후 구글(google.co.kr)에 들어가면 구글 검색창이 나오는데 이 화면의 오른쪽 상단을 보면 로그인 현황이 나와 있다. 여기서 정사각형이 9개가 모여 있는 아이콘이 있는데 이 아이콘을 클릭하면 구글 서비스들이 나온다. 여기서 ‘캘린더’를 클릭하면 구글 캘린더 서비스로 간다.

그림. 구글 캘린더로 가기

자 그럼 개인의 캘린더는 준비가 되었다. 그럼 일정 공유를 위한 캘린더를 만들어 보자. 일정 공유를 위한 캘린더는 별도의 구글 캘린더를 또 다시 만드는 것이 아니고 개인 캘린더에 또 다른 이름의 캘린더를 만드는 것이다. 

그림. 구글 캘린더

캘린더 화면의 왼쪽 중간에 보면 ‘내 캘린더’라고 있다. 여기서 ‘내 캘린더’ 오른쪽에 아래로 되어 있는 화살표시가 있는데 이것을 클릭해 보자. 클릭하면 ‘새 캘린더 만들기’와 ‘설정’이 있는데 ‘새 캘린더 만들기’를 클릭하자.

그림. 새 캘린더 만들기

새 캘린더 만들기에서 새 캘린더의 이름을 입력하고 캘린더에 대한 설명을 입력해 준다. 그리고 아래쪽에 보면 ‘특정 사용자와 공유’에서 일정을 공유할 팀원들을 등록 초대하면 된다. 방법은 아래 공유할 팀원의 이메일을 입력한 다음 왼쪽에 권한을 부여하면 되는데 권한은 일정 공유의 용도에 따라 부여하면 된다. 여기서는 일정공유의 의미가 서로 함께 공유하는 것으로 권한을 ‘일정변경 및 공유관리’로 하면 공유한 캘린더에 팀원 모두가 일정변경과 새 일정 등을 입력 할 수 있다. 팀원 등록은 여기서 모두 하고 향후 새로운 팀원 등록이나 삭제는 설정에서 하면 된다.

다음은 공유할 일정 등록 방법이다. 구글 캘린더에서 새 일정을 만들어 보자. 새 일정을 만들려면 해당 일자에 클릭하면 새 일정 만들기가 나온다.

그림. 새 일정 만들기

여기서 일정에 대한 내용을 입력한 뒤 중요한 것은 ‘캘린더’를 선택 하는 것이다. 일정 공유용 캘린더를 ‘일정 공유’라고 캘린더 이름을 정했으니 여기서 ‘일정 공유’ 캘린더를 선택하면 된다. 다음 ‘일정 만들기’를 클릭 하면 된다.

이렇게 만들어진 일정은 등록한 팀원들 각 개인 캘린더에도 모두 표시가 된다. 만일 공유한 일정이 표시 되지 않는다면 캘린더 왼쪽 중앙에 ‘내 캘린더’의 ‘일정 공유’에 체크가 되어 있지 않았을 것이다. 여기에 체크를 하면 바로 표시 된다.

그림. 공유 캘린더 체크

구글 캘린더는 스마트폰에도 그대로 적용되기 때문에 갤럭시폰 이든 아이폰 이든 설정에 구글 캘린더를 등록하면 구글 캘린더의 일정이 모두 동기화 되어 스마트폰으로 들어가고 동시에 스마트폰에서 작성한 일정 또한 구글 캘린더로 동기화 되기 때문에 외부에서는 스마트폰으로도 얼마든지 일정공유를 할 수 있다.