스마트 도구를 활용한 시간관리 2편.

스마트 도구를 활용한 시간관리 2편.

시간관리는 어떠한 목적을 이루기 위해 하는 것이다. 시간관리를 달리 표현할 때 '인생관리' 또는 '목표관리'라고 하기도 한다. '인생관리'라고 해도 결국 자신이 이루고자 하는 꿈 즉 목표이기 때문에 '시간관리 = 인생관리 = 목표관리' 모두 같은 말이다.

이와같은 목표는 장기, 중장기, 단기 목표로 나눌 수 있는데 여기서는 단기목표를 중심으로 이야기 하겠다. 보통 단기 목표라고 하면 1년에서 3년 정도를 말하는데 개인인 경우 1년 단위로 목표와 계획을 구성한다. 매년 새해를 맞이할 때를 생각해 보라.

나는 이러한 목표를 모두 마인드맵으로 작성을 한다. 마인드맵으로 작성하는 이유는 먼저 1년의 목표와 계획을 한 눈에 파악할 수 있기 때문이다. 이를 문서로 작성했다면 최소 4, 5장의 문서로 작성되기에 한눈에 파악되지 않는다. 두 번째는 목표를 중심으로 두고 계획을 세울 때 구조적으로 세울 수 있고 만든 그대로 활용할 수 있다. 

마인드맵 도구로는 아이패드용인 'iThoughtsHD'를 주로 활용한다.

이렇게 만든 마인드맵을 연간, 월간, 주간으로 구분하여 책상 앞에 붙여 둔다. 왜 이렇게 하는지는 '시간관리'의 원리를 알면 쉽게 이해 할 수 있을 것이다. 월간 계획을 할 때 연간 계획을 보고 작성하고, 주간 게획을 할 때는 월간 계획을 보고 작성하며, 일일 계획은 주간 계획을 보고 테블릿이나 노트북 또는 아이폰의 일정과 할 일에 해당 항목을 넣는다.

스마트 도구를 활용하여 시간관리를 시작하던 때에는 어떻게든 모든 목표와 계획을 넣고 하였으나 이에 적당한 소프트웨어가 없었고 비슷한 것을 찾았으나 이 또한 내가 생각해던 것대로 되지 않아 답답하기만 했다. 이렇게 필요한 소프트웨어를 찾고 구입하고 적용하는데 까지 많은 시간과 비용이 들 수 밖에 없었다. 하지만 그 결과는 복잡함을 버리고 그냥 심플하게 사용하고 있다. 이렇게 심플하게 활용하면서 되려 더 효율적이였고 시간관리를 하는데 스트레스가 상당히 줄어든 효과를 봤다.

이처럼 스마트 도구만 심플하게 구성하는 것이 아니라 시간관리 프로세서도 심플하게 구성해야 한다. 심플하면서 가벼울 수록 실행력이 강해지기 때문이다. 아무리 좋은 목표와 계획 일지라도 그 것이 복잡하다면 보는 것만으로도 지칠 수 있다는 것을 알아야 한다. 단 기본적인 프로세서는 유지해야 한다. 이 프로세서 마저 줄이게 된다면 시간관리가 아닌 스케줄 관리가 되어 버릴 수 있다.

이렇게 작성한 연간계획, 월간계획, 주간계획은 앞에서도 이야기 했지만 반드시 책상 앞에 잘 보일 수 있도록 붙여 두어야 한다. 이러한 계획이 눈 앞에 늘 보이게 되면 평소 신경을 쓰지 못하더라도 계속해서 눈에 들어오기 때문에 결국 실행으로 옮기게 된다. 이러한 효과는 보험회사나 자동차 판매 매장 등 성과를 가시적으로 보여야 하는 사무실에 보면 그 해의 목표가 플랜카드로 큼지막하게 만들어져 붙여져 있는 모습을 보면 알 수 있다.

‘그게 모…’라고 할 수 있지만 실질 적으로도 동기부여하는데 큰 일조를 한다. 따라서 꼭 책장에 가장 잘 보이는 곳에 붙여 두고 일일계획을 작성할 때는 주간계획을 보면서, 주간계획을 작성할 때는 월간계획서를 보면서, 월간계획을 작성할 때는 연간계획을 보면서 작성하기 바란다.


[ 스마트플랜(시간관리) 워크숍 안내 2014년 7월 8~9일 ]