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스마트 도구를 활용한 시간관리 1편. 본문
각종 커뮤니티에 들어가 보면 소셜, 게임, 동영상 시청 등으로 활용한다는 글들이 많다. 물론 이것이 잘못 되었다는 것은 아니다. 활용하는 것 중에 한 부분임에는 틀림이 없기 때문이다. 나 또한 활용하는 일 부분으로 한다.
스마트폰이야 태생적으로 전화통화가 가장 많을 것이고 데이터통신을 이용한 인터넷을 사용하여 소셜이나 포털 사이트 그리고 메신저 등을 이용하여 다양한 커뮤니티 활동과 이를 통하여 각 종 정보를 얻기도 한다.
나의 경우 실외 활동에 아이폰과 아이패드 그리고 수첩류 등을 휴대하고 다닌다. 이전에는 노트북을 휴대하고 다녔지만 지금은 아이패드가 이를 대신하고 있다. 아이패드를 이용하여 다양한 문서작업 부터 강의자료, 원고 등을 작성한다. 실제 강의시에도 빔프로젝트를 아이패드에 연결하여 강의한다.
이처럼 스마트 도구는 노트북과 마찬가지로 어떠한 용도로 활용할 것인가에 대해 준비하느냐에 따라 활용도가 크게 달라진다.
이번 1편은 스마트 도구를 활용한 시간관리에 대해 이야기 하고자 한다.
사실 스마트 도구를 활용한 시간관리는 오래전 부터 해 왔다.
1997년 쯤 Palm이라는 PDA기기를 구입했다. PDA에는 기본적으로 PIMS(개인정보관리)인 '캘린더, 할 일, 주소록, 메모' 기능이 담겨져 있었다. 그 외 기능은 사용자의 필요에 따라 필요한 소프트웨어를 설치하는 식이였다. 이때 시간관리용으로 활용하던 것은 '프랭클린 플래너'였다. 이 아날로그 도구에서 활용하던 시간관리를 디지털 도구인 PDA로 옮겨 사용했다. 물론 단순한 캘린더에 할 일 기능만 있던 것이였기 때문에 많은 것들이 아쉬웠던 것이 사실이다. 어느정도 시간이 흘러 해외에서 PDA 사용자들이 늘어나자 비즈니스의 도구로 활용되며 프랭클린 사에서도 PDA용 플래너 소프트웨어를 개발하여 출시 하였다. 우리나라에서는 '한국리더십센터'에서 한글화 작업을 하여 출시 하였다. 하지만 여러가지 문제로 실 사용하는데 불편함이 있었던 것이 사실이다. (당시 나는 한국리더십센터 자회사인 웹플랜에서 이 부분을 담당 하였다)
한국리더십센터에서 나와 시간관리 강사로 활동하면서 복잡한 시간관리 프로세서로 부터 단순화 작업에 몰입했다. '어떻게 하면 심플하면서도 효율적인 시간관리를 할 수 있을까?' 하는 마음에서 시작 한 것이다.
구글 등 다양한 웹 캘린더 서비스 등이 나오기 전에 마이크로소프트사의 아웃룩(Outlook)을 사용하였지만 이 또한 제대로 된 시간관리를 하는데에는 부족함이 많았다. 그리고 오랜 시간 축척해 온 과거 시간관리 기록 또한 컴퓨터나 바이러스 문제로 날아가 버리기 일쑤였다. 이러한 문제로 다시 아날로그로 돌아오기도 하고 또 다시 디지털를 활용하기도 하기를 반복하다시피 하곤 했다.
클라우드 기반의 서비스 등이 등장하면서 과거 자료들을 잃어 버리는 경우가 사라져 지금은 구글 캘린더를 스케줄로 그리고 투들두를 할 일 용도로 정하여 사용하면서 부터 나름대로의 시간관리 프로세서를 정의하고 지금까지 사용하고 있다.
구글 캘린더와 투들두를 사용하는 가장 큰 이유는 각자가 전용이라는 부분에 메리트가 있다. 또한 이 두가지의 클라우드 서비스를 지원하는 일정관리 앱들이 많다는 점도 가장 큰 이유 중 하나다. 이 때문이 이 두 서비스를 지원하는 어떠한 앱을 사용하더라도 내 스케줄 및 할 일이 모두 자동으로 동기화 되어 바로 활용할 수 있어 별로로 자료를 옮기거나 이전에 사용하던 앱으로 가서 과거 기록을 찾아 보거나 하는 수고를 할 필요가 없다.
아이폰이나 아이패드 그리고 노트북에서 활용하는 앱들에서도 따로 하는 것이 아니라 이 중 한 곳에서 입력 하더라도 모두 자동으로 동기화 되어 사용할 수 있다. 예를 들어 아이폰에서 입력한 일정을 사무실이나 집에서 노트북을 켜고 시간관리 앱을 실행하면 그 안에 아이폰에서 입력한 일정이 그대로 동기화 되어 나온다.
이러한 클라우드 일정관리 서비스 뿐만 아니라 스마트 도구인 아이폰, 아이패드, 그리고 노트북에서도 가급적 심플한 앱을 활용하고 있다. 그리고 장소에 따라 활용해야 할 것으로 구분하여 그에 맞게 활용하는 앱을 설치 활용하기 때문에 더욱 더 심플하게 효율적인 시간관리를 할 수 있게 되었다.
앱 또한 그 상황에 맞는 심플한 기능에 충실한 것으로 선택 활용하고 있다. 이러한 앱을 선택하기 까지 앱스토어에 올려져 있는 무료 앱은 물론 유료앱까지 많은 비용 그리고 시간을 들여 지금 최적의 상태에 가깝께 만들었다.
지금 내 아이폰과 아이패드에 사용되는 앱은 '플랜 비(PlanBe)'다. 아주 심플하면서도 사용자 편의에 많은 신경을 쓴 흔적이 많은 앱이다. 이 앱의 특징은 일정과 할 일이 모두 보여주고 이를 활용할 수 있도록 하고 있다. 보통 일정만 관리 하거나 또는 할 일만 관리 하는 앱으로 나오는데 이는 한 눈에 파악 할 수 없기 때문에 일의 효율에 불편이 많다.
[PlanBe]
[Pocket informant]
'플랜 비' 이전에는 '포켓인포먼트(Pocket Informant)'라는 앱이다. 이 앱은 프랭클린 방식과 GTD 방식 모두를 활용할 수 있는 기능을 포함하고 있어 많은 사람들이 활용하고 있는 앱이기도 하다. 하지만 나는 최대한 심플하게 하여 좀더 실행에 촛점을 마추려고 한다. 가끔 '시간관리를 위해 시간을 쓰는 것이 아깝다'는 생각에서다.
물론 '포켓인포먼트'도 어떻게 활용하느냐에 따라 심플하게 활용할 수 있다. 이 앱 또한 일정과 할 일 모두를 보여 주기 때문에 효율적으로 활용할 수 있다.
스마트플랜 (시간관리) 워크숍 안내 (2014.07.08)
