일을 효율적으로 하기위한 준비.

일을 효율적으로 하기위한 준비.

일을 효율적으로 하기위해 준비를 해야 하는데 무엇을 준비해야 하는지 물어 보면 보통 ‘목표’ 또는 ‘계획’ 등등을 이야기 할 것이다. 

일에 있어서 목표가 없다면 일 자체의 의미가 없기 때문에 ‘목표’는 준비라기 보다는 ‘일=목표’라고 봐야 한다. 그럼 ‘계획’은 어떠한가. 계획은 일을 진행하기 위한 프로세서를 만드는 과정이다. 이러한 만든 후 프로세서에 따라 일을 진행 한다면 원하는 목표를 달성하게 된다. 물론 목표를 달성하기  못했다면 프로세서 진행에 생각지 못한 변수가 발생 했다는 말이 된다.

이것은 계획대로 일을 진행 했을 때의 이야기다.

대부분 자신의 일에 포인트를 제대로 주지 못하거나 또는 목표의 본질을 파악하지 못해 목표를 달성하지 못하는 경우가 많다. 이러한 문제도 아니라면 게으름 문제 일 것이다.

‘타임 매트릭스’를 놓고 각 분면에 해당하는 일들을 적어 놓으라고 하면 누가 일을 잘 하는지 아니면 엉뚱한 일을 더 많이 하는지 또는 게으름 때문에 일을 못하는지를 파악할 수 있다. 

일을 진행 하다가 진행율이 현저히 떨어지거나 어느것 부터 해야 할지 답답하다면 일의 진행을 잠시 중지하고 개인별로 또는 부서 및 팀 별로 ‘타임 매트릭스’를 만들어 보라고 권한다. 타임 매트릭스를 만들어 놓고 각 분면별로 내용을 써 놓다보면 일을 계획대로 진행하는데 무엇이 문제인지를 파악하는데 도움이 된다.

타임 매트릭스의 각 분면의 내용은 이렇다.

A면 - 소위 발등에 불떨어진 일들이다. 급하게 처리해야 할 일들이 모여 있는 곳으로 일을 효율적으로 진행하지 못하게 된다. 단지 일정에 맞추기 위해 일의 품질을 높이지 못한체 마감에 급급하게 된다.

 B면 - 계획된 일들이 모여 있는 곳으로 계획에 따라 차분히 일을 처리 할 수 있다. 따라서 일에 대한 품질을 높일 수 있을 뿐만 아니라 차분하게 일을 할 수 있게 된다.

C면 - 뭔가 한 참을 바쁘게 일을 한 것 같은데 남는 것이 없는 일들이 모여 있는 곳이다. 이 곳에 모여 있는 일들은 계획에 따라 일을 진행하는 사람들에게 사기를 떨어지게 할 뿐만 아니라 일의 속도를 떨어지게 한다.

D면 - 하는 것 보다 하지 않는 것이 도움이 되는 그러한 곳이다. 이 곳에 일들을 써 놓은 것이 있다면 가능한 모두 떨어내어 버리기 바란다.

모든 일들이 B면에 있다면 좋겠지만 일이라는 것이 꼭 그렇지만은 않다. 따라서 가능한 D면의 일은 버리고 B면의 일들이 A면으로 가지 않도록 평소 계획된 대로 진행해야 하며 진행율이 느리다면 C면의 일들을 확인하고 원인을 찾아 줄여가야 할 것이다.