주변을 정리해야.

몇 일전 모 회사에 일이 있어 방문하게 되었습니다. 회사의 규모도 제법 크고 업무 자체도 IT관련 일이라 그런지 인테리어는 매우 잘되어 있었습니다. 그러나 나름대로 일을 하고 있는 사람들 자리에는 컵 하나 놓을 자리가 없을 만큼 이것저것으로 책상 위가 가득해 있었습니다. 마침 어떤 것을 찾고 있는 것인지 한사람이 자신의 책상 위와 서랍을 뒤적이며 한참을 찾더니 자리에 앉아서 고민하고 있는 모습이 보였습니다.

자신이 일하는 자리가 얼마나 잘 정리되어 있느냐는 자신이 일을 얼마나 잘 처리하고 있느냐와 같습니다. 즉 일을 하나씩 잘 정리하고 마무리한 다음 관련 서류 등은 잘 정리하여 서류철에 보관하여 서류 보관함이나 책꽂이에 잘 보관한 다음 일을 시작한다면 결코 자리가 어지럽혀 있지 않을 것입니다.

저의 경우 꼭 필요한 경우를 제외하고는 종이로 인쇄물을 출력하지 않습니다. 파일로 하드디스크에 폴더를 정리하여 보관하고 필요할 때마다 열어보는 식으로 합니다. 인쇄를 한 출력물에 대해서는 서류철에 잘 분류하여 보관합니다. 실제적으로 꼭 인쇄를 해야 할 것들이 있는 문서는 몇 가지되지 않습니다.  그 것도 대부분 결제를 받기 위한 서류 들입니다.

그 밖에 책상위에 있는 것들을 보면 PC(모니터, 키보드, 마우스) 나 노트북을 제외하고는 대부분 불필요한 것들이라고 볼 수 있습니다. 물론 필요에 따라 당장 참고해야 하는 서류나 관련 서적 등이 있겠지만, 그 것 또한 잠깐 이라는 것입니다. 필기도구 또한 책상위에 올려놓는 필통 보다는 서랍 안에 넣는 식의 필통으로 하여 필요할 때 꺼내 쓰고 다시 집어넣는 식으로 사용하여 항상 책상 위를 깨끗하게 유지 하는 것이 일에 대한 효율을 놓이는 데 매우 큰 효과를 볼 수 있습니다.

미국 전 대통령 이였던 아이젠하워의 경우 자신의 집무실 책상을 가상으로 4등분 하여 각 구역 마다 기능을 정해 서류를 분류하여 처리 하였습니다. 그 기능은 ‘버려야 할 것', ‘도움을 받아야 할 것', ‘당장 해야 할 것', ‘나중에 해도 되는 것'입니다. 이것을 아이젠하워 원칙이라고 합니다.

요즘 사무실의 형태는 자리와 자리 사이에 파티션으로 되어 있습니다. 또 다른 사무실은 책상이 벽 쪽을 향하게 되어 있습니다. 이 파티션이나 벽이 자신의 지식 보드로 활용 될 수 있습니다. 자신 업무 또는 학습에 대한 계획표나 기타 정보 등 늘 확인해야 할 것들을 붙여 두어 상시 보게 되면 그 효과 또한 높아지게 됩니다. 제 책상 앞에는 제 사명서와 가치 그리고 명언 등을 붙여 두었고 각종 사진 등을 인쇄하여 붙여 두었습니다. 왼쪽 벽에는 작업해야 할 여러 가지 들을 인쇄하여 붙여 두어 항시 확인하며 일을 할 수 있도록 하였습니다.

옷을 입고 있는 모습을 보면 그 사람을 알 수 있다고들 합니다. 마찬 가지로 그 사람의 책상을 보면 그 사람의 업무 능력을 볼 수 있다고 할 수 있습니다. 지금 이 글을 읽으셨다면 당장 자신의 주변을 살펴 본 다음 잘 정리를 해보시기 바랍니다. 그리고 자신의 일에 집중하여 높은 효율을 내 보시기 바랍니다.

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