나만의 지식창고 활용 법

이미 제 블로그를 통해 여러 차례 메모의 중요성과 더불어 지식창고를 만들어 활용하라고 포스팅을 했습니다. 그러함에도 불구하고 의문점을 가지거나 필요성을 느끼지 못하는 분들의 이야기를 들을 수 있었고 또 지원들에게 만들어 갈 수 있도록 도모하였으나 제대로 시행되지 않자 강제로 시행 했으나 이마저도 제대로 되지 않는 다는 이야기도 들었습니다.

 

자기계발에 열을 올리시는 분들의 공통점을 보면 자신 스스로 동기부여를 하고 이에 필요한 것들 것 습득한다는 것입니다. 즉 아무리 좋은 것이라도 그 필요성을 스스로 느끼지 못한다면 휴지조각이나 다름이 없다는 것이지요. 값비싼 고급세단의 승용차를 준다고 해도 오토바이에 필이 꼿혀있는 사람에게는 무용지물 인 것과 다름 없습니다. 물론 몇몇 분들은 이렇게 이야기 하면 ‘나 같으면 그냥 받겠다’라고 하실 수도 있지만 오토바이 마니아 분들은 ‘받아서 되팔아 더 좋은 오토바이를 구입하거나 지금의 오토바이를 튜닝 하겠다’라고 할 겁니다.

 

메모에 따른 활용 또한 스스로 실행할 수 있는 동기가 없으면 실행에 옮기려 하지 않습니다. 따라서 스스로 필요성을 인식 할 수 있도록 해야 합니다. 그 중 가장 효과가 있는 방법으로 사례를 들어 보이는 것입니다. 해서 제가 활용하는 사례를 들어보려 합니다.

 

먼저 정보의 취합 입니다. 정보 취합에는 메모와 스크랩 이 두 가지 방법을 사용하는데 메모는 듣는 것, 보는 것, 생각나는 것 등등을 모두 휴대용 수첩에 메모해 둡니다. 스크랩의 경우에는 웹사이트를 보다고 제가 관심 있어하는 것이나 일에 관련된 자료가 있는 경우 거침없이 모두 스크랩을 합니다. 이 때 사용하는 소프트웨어로는 ‘원노트(Onenote)’입니다.

 

[그림] 휴대용 수첩, 원노트

 

이렇게 취합된 자료는 매일 취침 30분전에 원노트에 모두 옮겨 놓습니다. 만일 메모한 것 중에 그림이나 표와 같은 것이 있으면 스캔 또는 카메라(노트북에 달려 있는 카메라 또는 휴대폰 카메라)로 바로 촬영하여 이미지 형태로 옮겨 놓습니다. 이미지 형태로 옮겨 놓을 경우 향후 검색을 통해 찾기 위해 항상 키워드를 함께 달아 놓는 것이 좋습니다.

 

이와 별도로 틈틈이 모아 놓는 자료들이 있는데 제 직업상 강의 때 사용 이미지 및 동영상 자료들 입니다. 새로운 강의 및 업그레이드하는 내용에 따른 이미지 및 동영상을 활용하기 위함 이지요. 이렇게 모아둔 자료를 파워포인트 작업시 내용에 적절한 이미지 및 동영상을 바로 삽입해 놓습니다. 만일 모아둔 자료가 없다면 일일이 웹사이트에서 찾아 넣어야 하는데 이럴 경우 상당한 시간과 노력이 소모되게 되기 때문입니다.

 

평소 수시로 일어나는 그것이 일과 연관이 되든 아니면 개인적인 것이든 우선 메모를 하게 되는데 이렇게 모여든 메모를 월 말에 쭉 보게 되면 한 달 동안 무엇을 했는지 어떠한 일들이 있었는지 한눈에 파악할 수 있기 때문에 이 메모자체가 업무노트와 개인일기가 되기도 합니다.

 

제가 주로 관심을 두고 있고 실제로 강의를 하고 있는 분야 즉 시간관리, 메모법, 창의성, 효율성 등등 자기계발에 관련한 것들과 마케팅 특히 현재 이슈가 되고 있는 소셜 네트워크 미디어에 관한 자료가 있을 경우 무조건 원노트에 스크랩하는데 이 내용 중에는 앞으로의 발전방향과 통계자료 등이 있기 때문에 자료의 활용가치로는 매우 높습니다. 실제로 강의 내용 중에 통계자료를 보여주어야 할 경우 반드시 출처를 넣어야 신뢰 받는 자료로 인정을 받을 수 있고 또한 앞으로 어떠한 방향으로 가야 한다고 할 경우에도 스크랩한 자료를 사례로 들어 보여줄 경우에도 반응이 더 크게 나오는 것을 볼 수 있었습니다.

 

특히 기업에서 기획 부분을 맡고 있는 담당자나 부서 및 팀을 이끌어 가야 할 팀장 즉 리더의 경우에는 더욱 필요로 하는 자료들이 되기 때문에 평소 지속적인 정보구축이 필요하게 되는 것입니다.

 

부서나 팀에서 하는 일은 공통의 목표를 두고 일을 하기 때문에 팀 내 각자가 관련 정보들을 수집한다면 단시간 내에 상당한 정보 및 자료들을 데이터베이스화 할 수 있게 됩니다. 이렇게 모아둔 자료를 좀더 체계적인 형태로 만들어 놓게 된다면 팀뿐만 아니라 회사 자체에서도 유용한 지식 데이터베이스로 활용할 수 있게 됩니다. 한 팀원이 메모해 올려놓은 아이디어가 당사자에게는 그렇게 큰 의미가 없을 수 있지만 다른 팀에서 획기적인 아이디어가 될 수도 있습니다. 또한 현장에서 일하는 팀원들이 올려놓은 개인적인 생각이나 현장의 소소한 메모들이 기획자나 마케팅 담당자에게 큰 아이디어를 줄 수 있으며 현장의 생생한 모습을 볼 수도 있습니다. 물론 이러한 단계에 들어가기 위해서는 회사에서도 메모에 대한 어떠한 제한을 두지 말아야 하며 문제 또한 삼지 말아야 하겠지요.

 

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