효율적인 회의

무었을 하고 있는지, 무슨 소리들을 하고 있는지, 대충 시간만 때우며 지나치는 회의 시간을 경험해 봤을 겁니다. 회의를 이끌어 가는 상사는 서로의 생각이나 의견을 말을 하라고 하지만, 참석자의 대부분은 말을 해봐야 상사 마음대로 할 것이며, 들어 주지도 않을 거라고 이미 결정을 내리고 참석하기도 합니다.

누가 봐도 이런 회의는 아무로 의미가 없는 그저 형식적인 시간 때우기라고 밖에 보이지 않지요. 문제는 이러한 회의가 매주 월요일이나 금요일에 수많은 곳에서 이루어지고 있다는 겁니다. 그렇다고 상사에게 그 문제성을 추궁할 수도 직원에게 추궁 할 수도 없습니다. 상사는 자신이 모든 결정권을 가지고 있고 자신의 생각이 우선이라는 잘못된 생각을 가지고 있고, 직원은 말조차 꺼내 보지도 못한 채 '말을 해 봤자' 라는 잘 못된 생각을 가지고 있기 때문입니다.

조직은 상사나 직원 그 누구의 생각만으로 움직이는 것이 아닙니다. 다양한 생각과 무수한 아이디어들 속에 서로 동감하고 가능성 있는 것을 찾아내어 결정하는 것이 회의 이며 결정한 내용을 조직적으로 계획하고 행동하여 효율적인 결과를 끄집어내야 하는 것입니다.

효율적인 회의에서는 무시란 없습니다. 참석한 사람 누구나가 발언권이 있고 발언한 내용에 대해 무시하거나 틀리다는 것 보다 자신의 생각과 다른 것이라고 해야 할 것입니다. 자신의 생각과 다르다고 해서 이를 무시하거나 틀리다고 반박하게 되면 직원들은 다시는 자신의 생각이나 아이디어를 꺼내 놓지 않게 됩니다.

또 하나는 발언하는 사람이 이야기 할 때 자신의 생각과 다르다고 해서 말을 끊는 것 또한 잘 못된 것입니다. 발언자의 말을 충분히 이해하지 못한 상태에서 자신의 생각과 틀리다고 하면 회의 자체가 의미 없게 됩니다. 물론 발언자가 너무 오래 발언하는 것 또한 자칫 회의를 느슨하게 할 수 있기 때문에 회의 시작 전 발언 시간을 정해 놓고 하는 것 또한 하나의 방법이 될 수 있습니다.

회의는 가능한 적은 주제를 가지고 하는 것이 좋습니다. 그래야 회의에 대한 집중도를 높일 수 있으며 시간 내에 만족할 수 있는 결과들을 얻을 수 있기 때문입니다. 만일 많은 주제나 집중적으로 해야 할 주제를 가지고 있다면 워크숍을 통해 결과를 끄집어내야 만족할 만한 결과를 얻을 수 있습니다.

다시 한번 말씀 드리지만 회의는 혼자 하는 것이 아닙니다. 참석한 모두가 함께 하는 것이기에 모두에게 발언할 기회가 주어져야 하고 발언한 내용에 대해 적용할 수 있는 기회가 부여 되야 할 것입니다.


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