프랭클린플래너! 쉽게 쓰기! 후편.

2. 기본 플래닝 방법에 충실 하자

플래너는 시간관리 프로세서에 가장 잘 맞게 구성이 되어 있습니다. 사명, 가치와 역할을 기본으로 하여 목표를 세우고 이를 통하여 월간, 주간, 매일 목표와 계획을 세울 수 있도록 되어 있습니다. 이 정도는 다들 알고 계시리라 생각 되는데… 문제는 이렇게 쓰시는 분들이 그리 많지 않다는 것이죠. 심지어 시간관리 교육을 받으신 분들도 말입니다. 왜 그럴까요?

이유는 간단합니다. 뭔가 목표를 두고 계획을 세워서 하는 것과 이를 위해 수시로 메모를 해야 하는데, 이 모든 것이 어색하기 때문이죠. 물론 습관에서도 문제가 좀 있고요.

어색한 것을 익숙하게 하고 습관화 하기 위해서는 먼저 재미만큼 좋은 것이 없습니다. 모든 일이 그렇듯이 시간관리도 나름대로의 재미를 들여야 합니다. 그래야 스스로가 하려고 하겠지요. 우선 시간관리에 재미를 들이려면 먼저 원칙대로 하면 안됩니다. 무슨 말이냐 하면 그저 막막한 목표를 세우려고 끙끙거리고 계획까지 세우려니… 그저 한숨만 나오기 십상이지요. 왜냐 평소에 잘 안 하던 것들이니깐요.

그럼 어떻게 해야 할까요? 먼저 장기나 단기 목표부터 하는 것이 아니라. 당장 이번 달부터 해보는 겁니다. 그래도 이번 달에 달성하고자 하는 목표 정도는 가볍게 써 주실 수 있자 나요? 먼저 플래너를 편 다음 월 탭에 보면 해당하는 달의 업무리스트를 쓰는 공간이 있습니다. 이 란에 개인적인 목표, 그리고 직업적인 목표를 써 놓는 겁니다. 쓰실 때에는 이달에 하고자 했던 것들을 생각나는 대로 일단 먼저 쓰는 것이 중요합니다. 머릿속에다가 ‘이걸 써 말어?’ 하다가는 원하는 목표들을 잊어버리는 수가 있고 아까운 시간까지 날리는 수도 있다는 거 명심해야 합니다. 목표를 다 쓴 다음 각 목표의 왼쪽에 날짜를 쓰는 란이 있지요 거기에는 ‘언제까지 하겠냐’ 라는 마감일자를 씁니다. 이렇게 하면 월간목표를 끝^^

그 다음은 주간목표 및 계획을 세우는데, 주간계획은 책갈피에 넣는 위클리콤파스를 이용하는 겁니다. 이렇게 말씀 드리면 가끔 ‘무슨 주간계획을 이런 것에다 쓰느냐’라고 하시는 분들이 있는데 일단 써보시면 압니다. 주간계획을 세우기에 앞서 늘 먼저 봐야 할 것이 있지요. 바로 월간목표 입니다. 월간목표를 보지 않고서는 주간계획을 절대 세울 수 없습니다. 주간계획을 세우기 위해서는 반드시 월간목표에서 주간계획이 나와야 한다는 것! 아주 아주 절대로!! 앞으로 반드시 지켜야 할 원칙 중에 원칙 이라는 것을 머릿속에 꽉 새겨놔야 합니다. 그만큼 중요하기 때문 입니다.

자 그러면, 위클리컴파스를 보면서 주간계획을 세워 볼까요? 위클리콤파스에 보면 3가지로 나눌 수 있습니다. 첫 번째는 날짜를 쓰는 겁니다. 여기에 날짜는 일주일 간을 쓰는데, 보통 월요일부터 일요일까지 쓰는 것이 좋습니다. 많은 분들이 월요일부터 금요일이나 토요일까지만 쓰기도 하는데, 시간관리란 주말까지 모두 포함 시켜야겠죠. 이는 직업적인 것만 하는 것이 아니라 자신의 개인적 시간관리를 포함하기 때문 입니다.

두 번째는 심신단련 입니다. 늘 일만 하는 것이 아니라 자신의 에너지를 충전하기 위한 것이라고 생각하면 딱 입니다. 신체적, 사회/감정적, 정신적, 영적 이렇게 4가지가 있는데, 신체적은 주로 건강을 생각하시면 됩니다. 운동이라든지 또는 건강식 같은 것도 좋습니다. 이러한 것들을 일주일 동안 집중적으로 할 것을 적으시면 되고요, 사회/감정적은 사회에 기여하는 것들이라고 생각 하셔도 좋습니다. 봉사활동이라든지, 자신의 인맥에게 메일이나 전화 안부도 좋지요. 정신적은 도서와 같은 자신의 지식을 쌓아 가는 것을 적습니다. 영적은 자신의 내면의 안정을 위한 것으로 종교가 있으신 분은 기도가 좋겠지요? 아니면 명상도 매우 좋습니다. 차분한 음악을 들으며 휴식을 취하는 것도 좋지요^^ 이 심신단련 부분은 필수는 아니지만 잘 활용한다면 늘 건강한 신체와 더불어 정신력을 발달 시키거나 유지 할 수 있게 됩니다.

세 번째는 주간계획을 세우는 곳입니다. 먼저 보시면 역할과 목표를 쓰는 공란이 있는데, 일반적인 주간계획과 달리 역할이라는 것을 주목할 필요가 있습니다. 즉 역할을 쓰다 보면 직업적인 부분과 함께 개인적인 역할을 모두 쓰기 때문에 일에 대한 균형을 유지 할 수 있게 됩니다. 예를 들어 직업적이라고 하면 저의 경우 ‘강사’를 역할에 쓰고 나서 각각의 목표를 쓰게 됩니다. FPUG회원에게 Weekly Letter 발송, Outlook 관련 원고 집필, 플래너 잘쓰기 원고 쓰기 라고 주간계획을 세웁니다. 그리고 개인적인 경우는 ‘아빠’로서의 역할로 아이들과 함께 책 2권 읽기, 주 2회 게임 함께 하기, 집 청소 함께하기 등이 있지요^^ 여기까지 주간계획을 세웁니다.

이렇게 월간목표와 더불어 주간계획을 세웠으면 그 다음은 365일 매일 해야 하는 것이 바로 일일계획 입니다. 일일계획은 언제 하는 것이 좋으냐 라고 해서 어떤 분은 전날 밤에 미리 하는 것이 좋다 라고 하는 분들도 계시고 또 어떤 분은 매일 아침에 하는 것이 좋다라고 합니다. 여기서 이렇게 해라 라는 정답은 없습니다. 자기 전에 일일계획을 하는 것이 편하다면 그렇게 하시고요 아침에 하는 것이 편하다라고 하는 분은 그렇게 하시면 됩니다.^^;

그러나 저녁에 하든 아침에 하든 늘 확인을 해야 합니다. 아무리 잘 세워 놓은 목표와 계획 일지라도 확인하지 않으면 정말 후회 할 일만 남게 되거든요. 해서 저는 저녁에 생각나는 일부를 써놓기도 하고 다 쓰기도 하지만, 아침에 꼭 확인합니다. 보통은 아침에 일일계획을 세우는 편입니다.

일일계획을 세우 때에는 반드시 주간계획을 통해서 작성하셔야 합니다. 역시 월간목표를 통해서 주간계획을 세우듯이 일일계획도 주간계획을 통해서 세워야 합니다. 이것도 반드시 지켜야 할 원칙 입니다. 물론 주간계획에 없는 것들이 들어갈 수도 있습니다. 유도리 있게 해야겠지요^^;

이렇게 하면 여러분들이 일일계획을 하나씩 이루게 되면 자연스럽게 주간계획이 달성이 되겠죠? 그리고 주간계획이 달성되면 월간목표는? 당연히 하나씩 달성되게 되어 있습니다. 이것이 시간관리의 흐름이자 원칙 이라는 겁니다. 이렇게 하나씩 목표를 달성해 나가다 보면 나름대로 재미를 느끼게 되고 더 큰 목표들을 이룰 때 마다 자신감과 쾌감으로 인해 자신의 사명까지 모두 이루게 되는 것입니다.

자 슬슬 지금 가지고 있는 플래너를 쓰고 싶은 마음이 더욱 더 들지 않습니까?

3. 그 외 것들

플래너를 보다 더욱 잘 쓰기 위한 습관 만들기!!

첫째 항상 휴대하세요. 가능한 늘 손에 잡고 있는 것이 좋습니다. 간혹 외출 시에 가방에 넣고 다니더라도 쉽게 꺼낼 수 있는 곳에 넣어 두는 것이 좋습니다. 다만 습관을 들이기 위해서는 신용카드라던가, 교통카드 등을 플래너 카드 넣는 곳에 넣고 다니면서 수시로 플래너를 꺼낼 수 있도록 하면 효과 매우 좋습니다. 사무실이나 집에 계시더라도 잘 보이는 곳에 펴 놓으세요. 그러면 자연스럽게 계획을 확인하게 되고 메모 등을 하게 됩니다.

둘째 자주 메모 할 수 있는 것들을 설정 하세요. 저는 매일 쓰고 들어오는 비용을 플래너에 적어 놓습니다. 그리고 저녁에 엑셀에 옮겨 정리를 하지요. 이렇게 하면 특별한 메모 거리가 없더라도 가계부를 위해 열고 쓰게 됩니다. 이렇게 하면 메모의 기본을 익히기도 하지요.

셋째 너무 꾸미려고 하지 마세요. 플래너는 자신만을 위한 것이지 남을 위한 것이 아니지요. 가령 글씨를 너무 이쁘게 쓰려고 한다든지, 어떻게든 예쁘게 꾸며 다른 사람들로부터 관심을 보이려고 한다든지… 모두 시간이 지나면 허사라는 것을 알게 됩니다. 그 이전에 오직 시간관리와 메모의 도구로 꾸준히 쓰는 것이 좋지요.

마지막으로 쓰기 싫을 때는 억지로 쓰지 마시고 과감히 공란으로 두세요. 스스로 압박하는 도구로 만들지 말란 말이죠 단 3일 이상은 넘기지 맙시다.^^