chocoach의 자기계발 이야기

 

편안한 마음으로 학교에 갔는데 교수 왈 ‘지난 주에 내준 과제 다했지?’ 허걱…

어이 이대리 지난번 회의 때 말한 ‘트위터 활용 기획 안’ 다했지? 허거걱…

 

대부분 한 번쯤은 격어 봤을 내용일 겁니다. 분명히 자신 스스로는 모든 일들을 다 했다고 했는데 꼭 결정적일 때 한방 먹곤 하지요. 도대체 왜 우리에게 이러한 일들이 버러지는 걸까요?

 

이러한 분들 자신을 탓하거나 남을 탓하기 전에 자신의 일 처리 습관부터 돌아봐야 할 겁니다.

무슨 소리냐고요? 보면 압니다.

 

어떠한 일이 직접적으로 자신에게 떨어지거나 혹은 회의 또는 미팅이나 수업 중에 자신이 해야 할 일이라는 것을 알았을 때 세가지 형태의 행동을 합니다.

 

1.     수첩에 메모한다. (메모 형)

2.     머릿속에 저장한다. (기억력 자랑 형)

3.     네??? (딴 생각하다가 듣지 못하는 형)

 

먼저 첫 번째를 볼까요? 나름 메모를 열심히 하는 메모 형입니다. 메모를 해 두면 잊지 않고 모든 일들을 다 처리 할 수 있을 거라는 생각은 버리시기 바랍니다. 왜냐고요? 왜냐하면 메모의 원칙은 “메모 그 자체가 아니라 활용하는데 있다”이기 때문입니다.

 

한가지 예를 들면 회사의 주간회의 시간을 보면 재미있는 현상을 볼 수 있습니다. 회의시간에 참석하는 사람들을 보면 그냥 회의실에 들어가는 법이 없습니다. 누구나 약속한 듯 한 손에 수첩과 펜을 꼭 들고 들어가지요. 그리곤 회의내용을 나름대로 열심히 메모합니다. (간혹 낙서하는 사람도 있더군요^^) 회의가 끝나면 열심히 메모한 수첩을 책상 책꽂이나 서랍 안에 넣고는 커피한잔 마시러 나가기 일쑤 이지요. 그리고 한 주가 지난 뒤 주간회의시간 지난 일주일 동안 묵혀 두었던 수첩을 꺼내 회의실로 가지요. 이렇게 반복에 반복만 한다는 겁니다.

 

두 번째로 자신의 기억력을 믿다 못해 사랑하는 기억력 자랑 형입니다. 물론 유난히 기억력이 좋은 사람도 있습니다. 하지만 유난히 라는 전제가 붙어 있는 경우이지요. 보통 사람이 많은 일들을 모두 그것도 3일 이상 기억하기 어렵습니다. 무작정 자신의 기억력만을 믿고 이다가 정말 중요한 순간에 치명적인 실수를 하게 되지요. 기억력에는 한계가 있고 어렴풋이 기억을 떠오르게 하다가 정확하지 않은 정보 때문에 되려 일을 그르치는 경우도 생길 수 있습니다.

 

세 번째로 설명이 필요 없는 아니 왜 그 회사에 남아 있을 수 있었는지가 더욱 궁금해지는 형이지요. 그야말로 일 할 생각이 있는 건지 아니면 집중력 부재인지 알 수 없습니다.

 

자 그렇다면 메모해도 안되고 기억도 안되고 어떻게 해야 할까요?

 

해답은 간단합니다. 그래도 몇 가지 상황을 예로 설명을 드리겠습니다.

 

우선 위의 첫 번째처럼 주간회의나 각종 미팅 때 회의 내용이나 자신이 해야 할 일 또는 역할에 대한 내용을 수첩에 메모해야겠지요. 그 다음이 중요합니다. 회의나 미팅이 끝나고 자리에 돌아와 수첩을 책꽂이나 서랍에 넣기 전에 메모한 내용을 다시 보며 할 일들을 자신의 “할 일 리스트”에 넣는 겁니다. 할 일에 언제까지 해야 한다는 마감일이 있으면 마감일과 언제쯤 시작해야 하는지에 대한 시작일도 함께 넣습니다. 가급적 해당 날짜에 넣는 것이 더욱 좋겠지요.

 

만일 해야 할 일이 언제까지 해야 할 지 모르는 경우에는 따로 분류하여 메모해 둡니다. 이렇게 모아둔 일들은 틈틈이 시간이 나는 데로 하나씩 처리하거나 중간에 마감일이 결정되면 바로 해당 날짜로 옮겨 놓고 처리하면 됩니다.

 

앞서서 이야기 한 것처럼 상대의 지시로 인해 할 일이 만들어 지는 경우 외에 자신 스스로 일을 만드는 경우도 있지요. 이러한 일들은 지극히 개인적인 일들이 많습니다. 이럴 경우에는 바로 “할 일 리스트”에 바로 메모하는 것이 좋습니다. 물론 시작일과 마감일 또한 체크하는 것이 좋지요.

 

이러한 “할 일 리스트”만 잘 관리하게 되면 결코 일을 놓쳐서 ‘허걱!’ 하는 경우는 사라지게 될 겁니다.

 

잠깐 여기서 중요한 것은 ‘할 일 리스트’는 항상 소지하며 수시로 들여다 보며 빠진 것이 없는지 또는 변동 사항이 없는지 꼭! 살펴봐야 합니다. 아시겠죠?^^

 

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흔히 시간관리나 메모의 도구를 연상하라면 당연 수첩 또는 PDA나 스마트폰을 떠 올릴 겁니다. 그러나 기존 도구에 연연하지 않고 자신만의 도구를 손수 제작 또는 응용하여 사용하는 사람들도 있지요. 그 중 하나를 소개 하고자 합니다. 아마도 매년 초에 어떤 수첩이나 다이어리를 쓸까 하고 고민만 하다가 포기하거나 구입 하더라도 1월 또는 길어야 3월까지만 사용하다가 서랍 속에서 빛을 보지 못하는 경우를 경험한 분 또 손에 뭔가를 들고 다니길 매우 꺼려하거나 무게가 있어 가방에 조차도 넣고 다니지 않는 분들에게 소개해 드리고자 합니다.

 

바로 A4용지를 이용한 시간관리 및 메모장 이용 방법 입니다.

 

대부분의 PC에 보면 마이크로소프트 오피스가 설치 되어 있는 것을 볼 수 있습니다. 그 중 아웃룩이라는 일정관리 및 주소록 그리고 이메일 등을 관리 할 수 있는 소프트웨어가 있을 겁니다.(오피스 설치 시 일반적으로 인스톨 했다면.) 이미 아웃룩을 사용하고 있다면 더욱 금상첨화 겠지요.

 

아침에 출근하여 제일 먼저 오늘의 일정을 입력하고 할 일을 넣은 다음 “하루 스타일”로 인쇄만 하면 모든 준비는 끝납니다.

 

 

이렇게 인쇄한 A4용지를 두 번 접어서 뒷 주머니 또는 셔츠 주머니에 넣고 다니며 일정이나 할 일을 체크하고 표시하면서 아무것도 인쇄되어 있지 않은 뒷면에 미팅이나 아이디어 등을 메모하면 됩니다. 간단하지요? 이렇게 하면 무겁게 손에 들고 다니지 않아도 되고 부피가 매우 작기 때문에 주머니에 넣어도 불편함이 전혀 없습니다. 다만 습기에 약하기 때문에 그것 하나만 주의하면 되지요.

 

 

이렇게 일정과 할 일 그리고 메모한 것들은 퇴근 전에 아웃룩에 옮겨 놓으면 되는 겁니다. 일정은 그냥 두어도 되지만 할 일은 체크한 것은 그대로 아웃룩 쪽에 체크 하면 되고 메모한 것은 메모장에 그대로 옮겨 놓으시면 되지요. 만일 메모 량이 많아 옮겨 놓는 것이 귀찮다고 생각하시는 분에게 한가지 말씀 드리면 이렇게 옮기면서 기억력 향상에 도움도 되고 행여 놓치는 일 또한 다시 한번 체크하기 때문에 업무의 효율을 높이는 효과 또한 가질 수 있습니다.

 

마지막으로 아웃룩으로 다 옮겼다고 해서 A4용지를 그냥 버리는 것은 절대 아니고요 파일에 차곡차곡 보관하시는 것 또한 좋습니다. 일종의 아날로그식 백업도 되고 나중에 훌터 보기에도 좋습니다. 

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가끔 많은 사람들이 이용하는 커뮤니티의 사진게시판을 보곤 하는데 올려져 있는 사진들을 보고 있으면 최근 트랜드나 여러가지 정보들을 얻을 수 있기 때문입니다. 이러한 사진들 중에 유난히 눈에 띄는 것이 있는데 바로 자신의 소지하고 다니는 것들을 책상 위에 나열해 놓은 사진들이지요.

 

지갑, 카메라, 수첩, 동전, 화장품, 노트북 등등 사람들 마다 다양한 소지품을 보면서 그 사람의 성향이나 직업들을 추리해 보는 것을 즐겨 보기도 합니다.

 

제가 보통 소지하고 다니는 것은 블랙베리(스마트폰), 몰스킨 노트(포켓 사이즈), 볼펜 그리고 책 이렇게 네 가지는 항상 소지를 하고 있는 것이고요. 미팅이 있거나 외부에서 원고를 쓰려고 할 때는 넷북과 와이브로를 가지고 다닙니다.

 

블랙베리의 용도는 전화이기도 하지만, 시간관리의 기본도구로 활용하기 때문입니다. 내부든 외부든 항시 시간관리 소프트웨어를 통해 스케줄과 오늘 할 일에 대해 체크하며 일을 하기 때문이지요. 몰스킨 노트와 펜은 메모용 입니다. 이 또한 블랙베리와 같이 항상 휴대하며, 메모할 내용들을 그때그때 바로 메모합니다. 책은 틈나는 대로 읽기 위함 이지요.

 

저는 위와 같은 것들을 항상 소지하고 있는데 여러분은 어떠한 것들을 소지하고 다니시나요?

 

지하철을 이용하다 보면 어느 한쪽에서는 책을 읽고 있지만, 어느 한쪽에서는 게임기를 들고 게임을 하는 사람이 있습니다. 또 어느 한쪽에서는 PMP를 들고 어학을 공부하고 있지만, 어느 한쪽에서는 같은 기기를 들고 있지만, 드라마를 보고 있는 광경을 심심치 않게 볼 수 있었습니다. 어떻게 보면 뜨거운 물과 찬 물처럼 극단적인 표현이 될 수 도 있습니다만 비교를 할 때는 가장 좋은 방법이기에 이렇게 비교를 했습니다.

 

지금 어떤 분은 이런 생각이 들 수도 있을 겁니다. “이거 너무한 거 아냐 꼭 저렇게 까지 해야 되?” 라고요. 물론 자신을 삭막하게 만든다고 생각할 수 있습니다. 그러나 여기서 이야기 하고자 하는 것은 평소 자신의 모습을 되돌아 보고 자신의 목표를 이루기 위해선 어떻게 해야 하는가에 대해 생각해 보자는 것입니다.

 

생각보다 많은 사람들은 자신의 목표를 이루기 위해서는 끊임없는 노력과 열정을 다하고 있기 때문 입니다.

 

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자고 일어나면 새로운 정보로 넘쳐나는 세상 입니다. 텔레비전, 라디오, 사람들의 말들 속에서 자신도 모르게 정보는 계속 밀려 들어 옵니다. 귀찮다고 해서 들어오는 정보를 나 몰라라 하여 뒤에 후회 하는 경우도 있게 되지요.

 

요즘 사회를 지식화 사회라고 합니다. 즉 하나의 정보들이 소중한 지식으로 축적되어 활용하는 것 이지요. 이렇게 많은 정보들을 그냥 자신의 기억력에만 의존한다면 뻔한 결과가 나오겠지요. 해서 아날로그든 디지털이든 여러 가지 도구들이 나오고 있습니다.

 

어떤 분은 메모지에 열심히 메모해 두기도 하시고, 또 어떤 분은 시스템 다이어리에 나름대로 체계적으로 정리 하시기도 합니다. 요즘은 디지털 도구인 PDA에 정리해 두기도 하지요.

 

저는 Outlook를 예전부터 활용하여 지금까지 메모해 둔 것들을 그때마다 옮겨 넣고 있습니다. 필요할 때 검색하여 활용하기 위함 이지요. 정보의 종류 또한 다양합니다. 업무에 필요한 것부터 어느 지역의 어떤 식당이 맛이 있다 라는 것까지 조금이라도 도움이 되거나 필요할 것 같은 것은 모두 입력해 두었다가 활용 합니다.

 

블로거 여러분은 이러한 정보를 어떻게 관리하고 활용하시나요?

 

나름대로의 방법이 있으시다면 함께 공유 하고 싶습니다. 댓글로 써주셔도 좋고요 트랙백을 이용해 주셔도 좋습니다.

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플래너 사용 초기에 가졌던 고민 이였습니다. 그것도 아주 심하게… 과연 내가 이런 것들을 쓸 필요가 있을까? 한가지 재미 있는 사실은 이전부터 메모를 아주 즐겨 하던 습관이 있었습니다. 그런데도 제 플래너는 너무나도 깨끗했습니다.

그 고민의 원인은 바로 이랬습니다.

사용에 따른 수첩들이 별도로 있었습니다. 기자수첩에 메모를 즐겨 하던 습관이 있어서 일반 메모는 기자수첩을 그대로 사용했습니다. 또한 아이디어만을 적어 놓던 수첩 또한 따로 있었고 플래너는 오직 시간관리만을 위해 사용을 했었습니다. 그러다 보니 사용하기 편한 기자수첩을 예전처럼 늘 끼고 다니게 되었고 플래너는 부피가 있던 지라 잘 휴대하지 않게 되더군요.

문제 해결은 이랬습니다. 플래너외 다른 모든 수첩을 정리키로 한 것입니다.

한가지 문제를 해결하면 또 다른 문제가 나온다고 했지요. 역시 저에게도 해당이 되는 말이더군요. 이전에는 너무 깨끗해서 문제였는데, 이번엔 정 반대의 문제였습니다. 뭐 그 정도이면 행복한 비명 아니겠냐 라는 말씀도 하시겠지만, 쓸 것은 많은데, 하루 메모 공간이 늘 부족했다라는 것입니다. 이 문제 또한 해결하고자 포스트 잇도 써보고 별도의 메모 속지를 이용해 보기도 했지만, 역시 또 다른 문제들을 야기 하더군요.

이 문제 또한 해결은 이랬습니다. 메모를 하기는 하되 단순화 한 것입니다.

이전 메모 방식은 생각 나는 대로 문장 모두를 써 내려갔습니다. 마치 소설 쓰듯이 말이죠. 이러니 늘 메모 공간이 부족 할 수 밖에 없었습니다. 이 문장 방식을 키워드 방식으로 바꾸어 쓰기 시작 한 것입니다. 이 또한 오랫동안 쓰던 습관이 있던 지라. 변화하는데, 쉽지만은 않더군요.

지금은 CEO 플래너를 쓰고 있습니다. 아시는 분들은 잘 아시다시피 다른 플래너에 비해 메모할 수 있는 공간이 더 작습니다. 그래도 하루 대부분의 메모가 모두 들어갑니다. 물론 때론 넘칠 때도 있습니다. 이럴 때 포스트 잇을 활용하여 넘치는 부분을 커버 하곤 합니다.

요즘은 예전처럼 2권의 수첩을 별도로 사용하고 있습니다. 하나는 하루의 생활에 따른 일기용, 또 하나는 메모량이 제법 될 수 밖에 없는 강의용(수강용) 수첩을 사용합니다.

여러분 중에 또 다른 이유로 플래너 또는 수첩이 너무나도 깨끗한가요? 그 이유는 첫째도 메모 습관이 없어서요. 둘째도 메모습관이 없어서 입니다.

메모 그거 별거 아님니다. 하루 일과를 일기 쓰듯이 그냥 써 내려 가듯이 써보기만 해보세요. 이것도 어려울 듯 하다면 금전 출납부로도 써보세요.

중요한 것은 어떠한 것을 쓰느냐가 아니라 일단 썼느냐가 중요한 것이랍니다.

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10월부터 다음 해인 1월 중순까지는 다이어리를 판매하는 업체의 대목 계절이라고 해도 과언이 아님니다. 이 시기에 판매한 매출로 1년을 먹고 산다고 하니 너도나도 다이어리를 만들어 내놓고 있는 실정 입니다. 이렇게 내놓은 다이어리의 종류나 너무나도 다양하고 그 기능 또한 가지각색이기에 매년 다이어리를 장만하는 소비자는 고민에 빠질 수 밖에 없습니다.

문제는 예쁜 디자인에 충동구매를 느껴 하나 둘씩 구입하다 보니 필요하지 않은 다이어리까지 무조건 구입하는 사람들까지 생겨나고 있습니다. 결국 길어야 몇 달 쓰지 않고 책상 서랍 속이나 책장에 꼽혀 다시 쓰여지지 않는 다이어리로 버려지게 된다는 것입니다. 최근 몇일 사이에 저에게 다이어리를 선택해 달라는 연락이 e-Mail 이나 전화로 왔습니다. 이렇게 연락한 사람들 모두가 자신에게 잘 맞지 않는 다이어리로 제대로 쓰지를 못해 버린 사람들 이였습니다.

10여 년간 다양한 다이어리를 써본 경험을 토대로 용도에 따른 다이어리 선택법을 알려 드리고자 합니다.

* 간단한 메모를 즐기는 경우

간단한 메모 즉 전화메모, 번득이는 아이디어, 웹사이트를 보다가 필요한 내용 메모 등 일상 생활을 위한 메모용도 일 때는 다이어리 류 보다는 단순한 메모장이 좋습니다. 대표적인 것으로는 일명 ‘기자수첩’과 같이 휴대하기 좋고 한 손에 잡기 편한 메모장 입니다. 이러한 메모장은 어디서나 구입할 수 있고, 가격 또한 저렴하기 때문에 부담 없이 사용 할 수 있습니다.

* 회의 및 미팅 시에 쓰려고 하는 경우

이 경우 메모 량이 비교적 많고 자리가 자신의 상사나 협력업체 또는 고객사와 함께하는 자리이기 때문에 작은 수첩으로 해결하기에는 맞지 않습니다. 따라서 보기에도 좋고 메모 량을 커버 할 수 있는 정도의 수첩을 구입하는 것이 좋습니다.

* 간단한 일정관리와 메모를 하려는 경우

우리가 흔히 다이어리라고 하는 것이 좋습니다. 최근 다이어리는 단순 일정관리 그 이상의 기능들이 담겨 있기 때문에 쓰기에는 매우 편할 것입니다. 앞서서 이야기 했듯 그 종류가 많기 때문에 알맞은 것을 찾아 구입하시면 좋습니다.

* 시간관리 및 메모를 하려는 경우

시간관리는 기존 수첩으로는 그 형식이 되어 있지 않아 적합하지 않습니다. 일정관리를 할 수 있는 다이어리로도 가능은 하지만, 시간관리 형식에 딱 맞는 플래너가 좋습니다. 물론 다이어리도 그 형식에 맞추어서 사용해도 무관합니다.

중요한 것은 어떠한 도구를 사용하느냐가 아니라 어떻게 사용할 것인가 라는 것과 늘 휴대하면서 적시에 사용해야 하는 것입니다. 그리고 ‘메모’에 대한 습관화가 자신의 도구에 대한 가치를 놓여 주게 되므로 평소 ‘메모’에 대한 습관을 들여 놓는 것이 매우 중요합니다.

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