휴대용 PIMS(개정정보관리 시스템) 단말기가 대중화 되면서 기존 종이로 만들어진 플래너 시장에도 변화가 일어 나고 있다. 흔히 플래너 하면 다이어리처럼 생긴 ‘프랭클린 플래너’를 연상하게 마련인데, 컴퓨터에서 사용할 수 있는 소프트웨어로도 출시 되어 있다. 이중 2가지를 소개와 동시에 기존 종이 플래너와 함께 사용 할 수 있는 팁 등을 알려 주고자 한다.
첫 번째로 PlanPlus이다. PlanPlus는 기존 MS Office에 포함되어 있는 Outlook을 사용하고 있는 사용자에게 매우 훌륭한 플래닝 도구가 될 것이다. PlanPlus는 Outlook에 Add-in 되는 형태로 별도의 실행 아이콘이 생성되지 않고 Outlook안에 또 다른 하나의 모듈 형태로 사용하게 된다. 구성 또한 종이 플래너가 갖추고 있는 대부분의 기능을 구성 하고 있다.
두 번째로 PlanPlus for XP 이다. 이는 PlanPlus가 Outlook에 Add-in되어 사용하는 것과 달리 독자적으로 실행되는 소프트웨어로 인터페이스가 종이 플래너와 비슷하게 구성되어 있어 이전 종이 플래너 사용자라면 쉽게 이용할 수 있다. 또한 타블렛 PC를 이용하거나 디자인용 타블렛을 이용하는 하는 사람이라면, 펜을 쓰듯이 쓸 수도 있다.
플래너 사용에 있어서 중요한 것 중 하나가 ‘휴대’이다 늘 가지고 다니면서 계획한 할 일을 체크 하거나 메모 등을 해야 한다. “그렇다고 나갈 때 마다 컴퓨터를 들고 다닐 수 없는 노릇 아닌가?” 라고 질문을 많이 던진다. 맞다 그 커다란 컴퓨터를 가지고 다닐 수 없다. 노트북을 이용하여 할 수도 있지만, 메모 할 때 마다 켜고 끄고 하는 것도 쉬운 일은 아니다. 이럴 때 사용하기 좋은 것이 바로 PDA(personal digital assistants) 이다. 이미 국내에서도 많이 보급이 되어 있기에 한번쯤은 봤을 것이다. PlanPlus나 PlanPlus for XP 모두 PDA를 지원 하고 있다. 즉 별도의 PDA용 플래닝 소프트웨어를 지원하고 있어 PC에서 계획한 할 일이나 메모 등을 PDA와 싱크 함으로써 항상 동일한 데이터를 서로간에 유지 하기 때문에 사용자가 별도의 작업을 하지 않아도 된다. 안에서는 PC에서, 밖에서는 PDA를 통해 충분히 플래닝 할 수 있다는 것이다.
활용팁
PDA를 사용하면서 크게 불편한 것이 있다면, 바로 PDA 화면에 글을 쓰는 것이다. 오랫동안 달련 되어 있는 사람들 조차도 많은 오타를 내곤 하는데, 이를 억지로 쓸 필요는 없다. 기존 프랭클린 플래너의 바인더를 보면, PDA와 함께 쓸 수 있도록 나온 제품들이 있다. PDA는 주로 우선순위, 일정, 주소록 등을 활용하며, 회의, 미팅, 메모 등은, 바인더에 별도의 라인속지를 삽입해 두어 사용하면, 메모에 큰 부담이 없을 것이다.
시간은 자연적으로 계속 흐르게 되어 있다. 이는 임의적으로나 물리적으로 변경할 수 없는 원칙에 의해 작용하고 있다. 이러한 시간을 관리 한다는 것은 사실, 매우 이상적인 표현일 수밖에 없다. 시간을 관리 한다는 것 보다는 앞으로 다가올 시간을 준비 한다고 하는 것이 더 정확한 표현이라고 볼 수 있다. 즉, 매일 같이 우리에게 주어지는 24시간을 어떻게 계획하느냐에 따라 그 하루 시간을 잘 활용했는지, 아니면 그냥 허비 했는지를 판가름 할 수 있다는 것이다.
초등학교 시절 방학 때가 되면 선생님께서 내주신 방학 계획표를 모두 기억하고 있으리라 생각한다. 이렇게 우리는 시간 관리에 관한 기초를 초등학교 때부터 대학까지 계속해서 활용하고 있었다. 그럼에도 불구하고 지금까지 제대로 활용하지 못한 것은 하루하루 단위에서만 머무르고 있기 때문이다. 하루 시간 관리를 하는데 있어서의 목적. 즉, ‘무엇을 위해 하는 지’가 없다는 것이다.
예전 라디오 방송을 하면서 몇몇 연예인 매니저를 알게 되었다. 자신이 담당하고 있는 연예인의 인기가 많아지면 많아질수록 자신의 일도 그만큼 많아져 하루하루 시간을 관리 하지 않으면 방송사고가 난다고 이야기를 들었다. 그리고 매니저가 늘 가지고 다니는 수첩을 보게 되었는데, 꽉 찬 하루 스케줄로 쉴 틈조차 없어 보였다. 이 바쁜 스케줄로 인하여 연예인은 늘 지쳐 보였다. 이후 몇 달 뒤에 마약 복용으로 구속되었다는 소식을 들을 수 있었다. 처음에는 이해 할 수 없었지만, 그의 매니저를 통해 들은 말에 충격과 함께 이해를 할 수 있었다. ‘처음엔 많은 사람들이 나를 사랑하고 좋아해서 연예인이라는 것에 만족했지만, 시간이 가면 갈수록 무엇 때문에 이렇게 힘들게 살고 있는지 모르겠다.’라고 하면서 그 괴로움을 이기지 못해 마약을 복용 했다고 한다.
시간 관리의 근본은 하루 24시라는 시간이 아닌 자신의 사명으로부터 시작한다. 이 사명은 자신이 소속해 있는 조직의 비전과도 같은 것이기도 하지만 엄밀히 말한다면 개인의 사명이 한 단계 더 높은 위치에 있다고 볼 수 있다. 이 사명을 이룰 수 있게 도와주는 것이 하나 있는데 바로 자신의 인생에 있어 소중한 것들. 즉, 가치를 말한다. 사명을 밑바탕으로 자신이 이루고자 하는 꿈과 인생의 최종 목표들이 만들어 지게 된다. 앞에서 이야기 했던 연예인이 자신의 사명과 소중한 가치, 그리고 꿈이 있었다면 과연 마약의 유혹에 빠지지 않았을 것이고, 더욱 더 자신의 소중한 가치를 위해 노력 하였을 것이다.
매일 시계만 바라보며, 바쁘게 뛰어 다닌다면 결코 자신에게 소중한 것을 이루어 낼 수 없다. 매일은 아니지만 최소한 일주일에 한번 이상은 자신의 사명을 가리키는 내면 속의 나침반을 꺼내봐야 한다. 그리고 그 방향을 향해 계속해서 가야 한다. 이렇게 달려가기 위해서는 끊임없는 동기부여 또한 필요하다. 동기부여는 다른 사람으로부터 받는 경우나, 자기계발 서적을 통하여 받을 수도 있지만, 스스로 지속적인 동기부여를 만들어가는 것이 중요하다. 필자의 경우 일일계획을 수립하여 실행한 뒤, 취침 전에 반드시 그날 평가를 한다. 이 평가는 수치로 환산하여 점수로 적어 놓으며, 좀 더 쉽게 확인 할 수 있도록 그래프로 그려 둔다. 이렇게 주간, 월간, 연간으로 평균 점수를 그래프로 그려 보면 내 사명과 꿈 즉, 목표를 향해 달려가고 있는지, 아니면 멀어지고 있는지를 쉽게 확인할 수 있다. 만일 멀어지고 있다고 판단되면, ‘좀 더 노력해야지’라고 스스로 동기를 부여하며, 마음을 새롭게 가질 수 있게 된다.
스스로 변화 하는 것이 결코 쉽지 않은 것은 사실이다. 그렇다고 현실에 만족하고 안주한다면 흐르지 않는, 고여 있는 물과 같게 된다. 고인 물은 썩게 마련이다. 고이지 않고 계속해서 흐른다면 수많은 바위와, 폭포와 같은 문제와 고난에 부딪칠 수 있지만 자신의 사명과 꿈을 이루겠다는 강한 의지와 실행력을 발휘 한다면, 충분히 헤쳐 나갈 수 있다. 베토벤을 보라. 음악을 하는 사람에게 가장 중요한 청각을 잃었음에도 불구하고 불멸의 명작을 남겼다. 이순신 장군을 보라. 간신들의 온갖 묘략에도 불구하고 나라를 지켜낸 시대의 영웅으로 남겨져 있다. 미국 역대 대통령 중 링컨 대통령은 수많은 역경과 어려움을 끝까지 이겨내어 세계적으로 존경 받는 대통령이 되었다.
2005년 자신의 사명을 찾고 이를 위한 시간 관리를 꾸준히 실행 한다면 자신의 삶에 있어서 커다란 변화를 맛볼 수 있을 것이다. 자신을 소중히 하고 자신과 더불어 하는 모든 사람들에게 좋은 영향력을 행사함으로서 삶이 풍요로워 지기를 바란다.
매일 시작 전에 하라
일일계획은 매일 일을 시작하기 전에 먼저 해야 한다. 사무실이든 집이든 가능한 한 장소에서 조용한 시간 때에 하는 것이 좋다. 처음엔 익숙하
시테크 시작하기-일일계획 세우기
시간 관리를 하기 위한 기본 단위인 일일계획에 대해 몇 가지 시간관리 기법을 제시하고자 한다.
일일계획의 순서
일반적으로 일일계획을 세우라고 하면 제일 먼저 자신이 할 일을 리스트로 만드는 것이다. 이렇게 하면 대체적으로 시간 내에 일을 반도 못하는 경우가 허다하게 될 것이다. 먼저 스케줄 부분에 약속이나 회의, 미팅 등을 기록한다. 하루 평균 일하는 시간이 8시간이라고 할 때 스케줄에서 잡힌 시간을 뺀 나머지 시간을 계산해야 한다. 예를 들어 약속이 2시간, 회의 1시간, 미팅 1시간이라고 했을 때 나온 시간은 4시간이다. 이 4시간 동안 할 수 있는 일의 분량을 리스트로 만들 경우 대부분 다 처리 할 수 있으며, 스스로 일에 대한 만족감을 얻을 수 있다.지 않아 15분에서 20분 정도 걸릴 수 있지만 조금만 익숙해지기 시작하고 습관화 된다면 5분 정도이면
우선순위를 두어라
오늘 할 일에 대한 리스트를 만든 다음 그 일에 대한 우선순위를 체크해 보기 바란다.
쪾중요하고 급한 것에는 [A]
쪾중요하긴 하지만 급하지 않은 것에는 [B]
쪾중요하지도 않고 급하지도 않지만, 하긴 해야 할 일이라면 [C]
여기서 반드시 지켜야 할 것이 있는데, [A]로 표시한 업무를 모두 처리 한 다음 [B]의 업무를 하기 바란다. 다음 [C]의 업무를 처리하기 바란다. 이렇게 한다면, 일에 대한 시간이 끝나 일이 남더라도 중요하고 급한 업무는 대부분 마무리 되었기에 자신의 생산성이 효과적으로 높여져 있음을 알 수 있을 것이다.충분하다. 하루 중 1%도 안 되는 5분의 일일계획이 하루의 나머지 99%를 좌우하게 될 것이다.
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